¿Cómo organizar una carrera popular? ¿Qué hace falta para hacerlo bien?

  

Organizar debidamente una carrera popular o evento deportivo favorece la repetición de ésta y buena afluencia por parte de los participantes. Hay que tomar ejemplo de grandes pruebas que ya son ejemplo de buena praxis. Eventos muy consolidados que tanto gustan a los participantes. A raíz de aquí vamos a ver unos cuantos consejos a tener en cuenta.

 

 ¿Qué es necesario para organizar una carrera popular o prueba deportiva? 

 

 

El éxito de una carrera popular o evento deportivo

Por suerte, las actividades deportivas han despertado un enorme interés entre el público en general, sea de cualquier edad o condición social. La conciencia de realizar actividades físicas para cuidar y mantener la salud ha calado al punto de que proliferan estos eventos deportivos con una gran asistencia de participantes y espectadores. Por doquier, y casi en cualquier fecha, se observan pruebas deportivas de atletismo, ciclismo, senderismo, trail entre otros. Algunas con distintos fines, que pueden ir desde la competición, la simple recreación, la promoción de un producto o marca, la visibilización de una problemática social, o hasta la recaudación benéfica para una noble causa.

Sin embargo, esta proliferación de actividades deportivas, sea cual sea su finalidad, puede dar una falsa idea de hacer pensar que la planificación, organización y logística de un evento deportivo o carrera popular es muy fácil de llevar a cabo, algo así como soplar y hacer botella. Ya sea para algunos cientos o para miles de participantes, el organizador de una prueba deportiva debe tener el mismo cuidado, tanto para una pequeña como para una gran actividad, y cumplir además con rigurosidad varios pasos y requisitos para que el evento sea seguro y tenga un final feliz. Repasemos aquí algunos de esos pasos y requisitos para saber qué es necesario en la organización de una prueba deportiva.

¿Dónde, cuándo y para quién?

La planificación de la actividad deportiva es una fase previa fundamental para que el evento se realice con éxito. Se trata en esencia de imaginar y poner sobre el papel el desarrollo de cada una de las fases –antes, durante y después– para que no quede cabo suelto y no tenga que improvisarse sobre la marcha. Para ello, es muy útil preguntarse dónde se llevará a cabo la actividad, cuál sería el mejor contexto que pueda brindar seguridad, amplios espacios para que los corredores o ciclistas se sientan cómodos en su desempeño, estacionamiento y control sobre el público y los participantes. En esos casos los parques pueden ser la mejor opción. Si la magnitud del evento es mayor, entonces las calles de la ciudad serían el escenario ideal y para ello debe contarse con permisos especiales y la colaboración de la policía, bomberos, servicios médicos, entre otros. En muchos casos podemos encontrar voluntarios, algunas universidades ofrecen a sus alumnos de carreras relacionadas con el deporte participar en este tipo de eventos a cambio de créditos.

Necesitamos tener claras varias cosas importantes:

• Lugar del evento
• Fecha de la carrera
• Medios y personal (seguridad y personal sanitario)

Otra pregunta fundamental para planificar un evento deportivo es el de la fecha de realización. Lo usual es que al menos se tengan seis meses de preparación, y que el día de la actividad brinde las condiciones climáticas adecuadas. Elegir un día en particular para conmemorar una fecha en especial (Día de la Mujer, Día de la lucha contra el cáncer, Día de la familia…), le da mayor impacto al evento y permite convocar a un público específico y llamar así la atención de la sociedad sobre el tema. Saber para quién va dirigida la actividad deportiva hace que puedan definirse con mejor criterio las distancias de la actividad, la exigencia física, los requerimientos de emergencias médicas y además hace que se pueda identificar a un grupo específico que pueda servir como patrocinantes.

Podemos contar con:

• Patrocinadores
• Voluntarios

Promocionar y publicitar la carrera popular

Para este cometido, lo primero que te aconsejamos es publicar aquí, en pruebasdeportivas.com

El secreto del éxito de todo evento está en la eficacia de su promoción. Por ello, deben emplearse todos los canales y vías de difusión disponibles para que la actividad a realizar llegue a las personas interesadas:

• Volantes
• Anuncios por prensa
• Radio
• Relevisión locales
• Redes sociales
• Influencers
• Charlas en instituciones
• Promoción en tiendas, academias deportivas, centros de alto rendimiento, gimnasios...
• Directorios de eventos deportivos...

En fin, debe cubrirse todo el espectro de posibilidades para que los amantes del deporte conozcan de la actividad y participen. Por ello es importante incluir en la estructura de costos la promoción del evento, para que así pueda invertirse dinero en esta actividad y tenga un mayor impacto y eficacia.

 

Presupuestos, permisos y otros aspectos legales de una carrera popular

Este paso es importantísimo y debe consultarse hasta agotar todas las instancias respectivas. Dependerá de cada región, pues los requisitos y exigencias varían según cada localidad, y usualmente son los ayuntamientos y delegaciones del gobierno los organismos que tienen siempre la última palabra y decisión sobre estos aspectos. Como hemos mencionado, cada localidad tiene sus requisitos particulares, pero hay uno indispensable.

Un seguro de responsabilidad civil. Que cubra gastos ante imprevistos, el reglamento de la competición sellado y firmado por el organizador y el plano del recorrido, donde se muestren los lugares de vestuarios, servicios médicos, ambulancias, entre otros.

Con el proyecto del evento de atletismo o ciclismo ya planificado y habiendo ya consultado todos los permisos necesarios para su ejecución, debe pensarse al mismo tiempo en el presupuesto involucrado. Tener claro todos los gastos permitirá decidir el monto de la inscripción, ofertar patrocinios y hacer así sustentable el evento para que no haya pérdidas. Si se tiene conciencia de cada uno de estos aspectos que debe cumplir o tener en cuenta cualquier organizador de una prueba deportiva, de seguro el evento será un éxito.

La carrera popular más famosa es la San Silvestre, si en tu pueblo no se organiza quizás puedas encargarte de ello. Mucha suerte!